クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

クラウドBPXって何?

クラウドBPXのメリット・デメリット

クラウドBPXを選ぶポイント!

顧客窓口として、社員同士のコミュニケーションツールとして欠かせない「ビジネスフォン」。しかし、ビジネスフォンを導入するには、主装置(構内交換機)や電話機などを設置する必要があり、相応の規模の設備工事とコストがかかります。

予算に余裕があればいいのですが、大抵の会社では少しでもコストは抑えたいはず。であれば、「クラウドPBX」がおすすめです。クラウドPBXであれば設備工事など導入コストを抑えつつ、従来のビジネスフォンと変わらない機能が使えます。

そこで、今回はクラウドPBXとは何か?導入前に知っておきたいメリット・デメリット、セキュリティ対策をご説明しましょう。

1.クラウドPBXとは?

「クラウドPBX」と聞いて、どのようなサービスかイメージできましたか?ビジネスフォンはイメージできても、クラウドPBXは難しいと思います。では、クラウドPBXとは何か?そもそも「PBX」とは、「IP-PBX」との違いも含めて詳しくご説明しましょう。

PBX

PBXとは「構内交換機(PBX)」のことです。構内交換機とある通り、社内における外線、内線通話を交換するための設備のこと。NTTなど電話会社の基地局(交換設備)を、コンパクトにしたものをイメージすると分かりやすいです。

電話回線(外線)からの着信は一旦PBXに、そこから各電話機に割り振られます。また、社内にある電話機同士で通話するときも、一旦PBXを経由してからのやり取りに。PBXは複数の電話回線、電話機を管理する設備なのです。

IP-PBX

IP-PBXとは、先述したPBXに「IP電話機」を組み合わせたもののことです。IP電話機とはインターネット環境、ネットワーク環境に対応した電話機のこと。PBXから各電話機までは、LANケーブルなどのネットワーク回線で接続できます。

内線環境の構築に、電話用の回線を敷設する必要がないので初期工事、増設工事が簡単に。設定変更なども利用者側でできるので管理コストもグッと抑えられます。また、インターネット回線を利用すれば通信費の削減も可能です。

クラウドPBX

クラウドPBXとは「PBX(構内交換機)」の設備、機能をクラウド上(インターネット上)に移設したもののことです。クラウド上にPBXがあるので、新たに設備を設置する必要がなく、インターネット環境さえあれば十分に導入できます。

インターネット環境に接続できる端末であれば利用に問題がなく、「SIP端末」や「ソフトフォン」、「モバイル端末」など様々な端末に対応しています。その上、メンテナンス等は提供会社が一括するので、運用コストもほとんどかかりません。

2.クラウドPBXの機能

クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

従来のPBXやIP-PBXでも十分に便利な設備ですが、やはり「クラウドPBX」が登場したことでより便利に。クラウドサービスならではの活用の幅が広がったと言えます。では、クラウドPBXで利用できる便利機能についてご紹介しましょう。

充実の基本機能

クラウドPBXも基礎はPBXなので、基本機能は同じように使えます。例えば、外線や内線、保留や転送、ダイヤルインなどビジネスフォンやPBXから利用できる機能。むしろクラウド上にあることで、場所に関わらず利用できより便利です。

設定変更がスムーズ

従来のビジネスフォン、PBXではレイアウト変更や増設のたびに、業者に依頼して設定変更などが必要でした。その点、クラウドPBXではブラウザ上(管理画面)から番号の追加を始め、様々な設定変更が利用者でも簡単にできます。

パソコン上で完全管理

クラウドPBXの魅力は「端末に囚われない」ことにあります。電話機(IP対応)だけでなく、パソコンやスマホから利用することも。パソコンであれば発着信はもちろん、「CTI機能」により顧客情報を画面上で一括管理も可能です。

※CTI機能とは、発着信と同時に番号と紐ずけされた顧客情報がパソコンの画面上で表示、管理されるもの。

3.利用できる電話機の種類

先述した通り、クラウドPBXではインターネット環境にさえ接続できれば、大抵の端末から利用できます。つまり、社内に囚われず、移動中や出張先、それこそ海外でも同じように使えるということ。例えば、以下の端末で利用可能です。

SIP端末

SIP端末とはIP電話に代表される、「インターネット環境で利用できる電話機」のことです。従来のビジネスフォン、PBXとは異なり「LANケーブル」さえあれば接続可能に。設備の付け替え、増設や設定なども利用者側で簡単にできます。

ソフトフォン

ソフトフォンとは、「インターネット環境で電話として機能する、ソフトウェアを利用できる端末」のことです。専用ソフトをインストールすれば、パソコンをクラウドPBXとして利用することが。パソコン内のアプリと連携できるのも魅力の1つと言えます。

モバイル端末

モバイル端末とは「インターネット環境に接続できる携帯端末」のことです。例えば、スマホやタブレット、一部のフィーチャーフォンなど。携帯性の高い端末なだけに、社内外に関わらず利用できることに。いわゆる「リモートワーク」も可能です。

※リモートワークとはコワーキングスペースや自宅など、会社から離れて(リモート)で仕事をすること。

4.クラウドPBXのメリット

クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

ここまでの説明で、クラウドPBXの魅力についてはおよそイメージできたかと思います。特に、クラウドPBXでは「インターネット環境で利用できる」ことがポイントに。では、クラウドPBXならではのメリットについて、もう一度おさらいしておきましょう。

スモールスタートが可能

クラウドPBXはクラウド上で機能することで、初期設置や増設、設定などが簡単に行えます。その為、従来のビジネスフォンやPBXとは異なり、高額な導入工事、設備投資が不要に。個人事業主のようなスモールスタートから可能なのです。

ちなみに、クラウドPBXはインターネット環境と接続端末さえあればいいので、サービスの申し込みから開通まで最短3日から1週間ほど。スマホやタブレットであれば、会社にインターネット環境さえなくても問題なくサービスを利用できます。

広範囲の展開が簡単

インターネット環境さえあれば利用できるため、クラウドPBXでは距離に関係なくネットワークの構築が可能です。同一のサービスであれば東京の本社から大阪の支社にかけても内線通話に。内線通話は無料なので、コスト削減になります。

東京から大阪はもちろん、それこそ日本からアメリカにかけても内線であれば通話無料に。最近では小規模な会社でも、海外にグローバル展開することは珍しくありません。クラウドPBXはビジネスの範囲拡大には欠かせない設備でしょう。

高性能で低コスト

先述したように、クラウドPBXでは従来のビジネスフォン、PBXと基本機能はそれほど変わりません。外線や内線、保留や転送などはもちろん、その他の便利機能もほぼ使えます。従来のPBXを使うような感覚で利用して大丈夫です。

その上、PBX(構内交換機)の機能がクラウド上に移設されていることで、メンテナンスなどは提供会社側が一括管理します。つまり、利用者側で設備などを管理する必要がないということ。高性能な設備を低コストで利用できる訳です。

利用端末が幅広い

従来のビジネスフォン、PBXで利用できるのは基本的に「電話機のみ」でした。対して、クラウドPBXではSIP端末やソフトフォン、モバイル端末など「インターネット環境に接続できる端末」であれば、端末の制限はほとんどありません。

例えば、社内(パソコン)から出張先の社員(スマホ)にかけて、同一のサービスであれば内線通話として無料に。それこそ海外出張中であっても、ホテルやカフェなどにあるWi-Fi(インターネット環境)を利用すれば内線できます。

5.クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXの魅力は「場所」と「端末」に囚われることなく、従来のビジネスフォンやPBXと同様のサービスが使えること。しかし、クラウドPBXにも知っておくべき注意点がいくつかあります。では、クラウドPBXのデメリットを見ていきましょう。

ネット環境に依存している

インターネット環境で利用できるのはメリットである反面、「インターネット環境でしか利用できない」という制限にも。インターネット環境のない場所ではもちろん、何らかの理由により回線が切断されてもクラウドPBXは使えなくなるのです。

家庭規模であれば回線が切れることはまずありません。しかし、何十,何百人もが一箇所で活動する会社において、一斉に通話することで回線に負荷のかかりすぎることが。インターネット環境が不安定になることは珍しくない訳です。

一部機能が使えない

基本的に従来のビジネスフォンやPBXと同じ機能の使えるクラウドPBXですが、一部の特殊番号、特殊機能の使えないことが。例えば、警察につながる「110番」や消防につながる「119番」など、緊急番号に発信できないことがあります。

今後、クラウドPBXの普及によりこれら特殊番号、特殊機能の使えるサービスが増えてくることは予想されます。しかし、現段階では使えないサービスがあるのも事実。もし、特別な機能が必要であれば、事前に確認しておくと安心です。

災害等のトラブルに弱い

インターネット環境に依存するだけに、クラウドPBXは地震や台風、津波などの自然災害に弱い傾向があります。というのも、光回線などインターネット回線は、電気や光信号をやり取りしているだけ。電源がないと動作しないためです。

近年、日本各地を自然災害が襲い、インターネット回線を始めとした様々なライフラインに影響がありました。災害大国日本において、いつどこで災害に遭ってもおかしくないということ。クラウドPBXだけに依存するのはリスクが大きいです。

サイバー攻撃のリスク

クラウドPBXのようなインターネット環境、クラウドサービスを利用する上で、考えておくべきなのが「サイバー攻撃」のリスク。サイバー攻撃とはコンピュータシステムに対して、インターネット環境からデータの破壊、改ざん工作を行うことです。

クラウドPBXとは異なりますが、2018年7月には大手通販サイト「amazon.com」がサイバー攻撃により一時的に停止し、100億円以上の機会損益が発生したのだとか。誰がいつどこで表的にされたとしてもおかしくはないのです。

6.クラウドPBXの初期費用

クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

インターネット環境を利用するからこそのデメリットはあるものの、導入のしやすさや端末の幅広さなどクラウドPBXが魅力的な選択肢であることは確か。そこで気になるのが、クラウドPBXにかかる工事や設備関係の「初期費用」でしょう。

工事関係の初期費用

従来のビジネスフォン、PBXでは「主装置」や「電話機」を設置し、各設備間を電話回線などで接続、専門的な設定作業が必要でした。規模によっては100万円以上かかることも珍しくなく、気軽に導入できる設備ではありません。

その点、クラウドPBXでは主装置を始め、主要な機能はクラウド上に移行されています。主装置はもちろん、場合によっては新たに電話機を設置する必要もなく、設定は管理画面から簡単に。工事費用をグッと抑えられるという訳です。

設備関係の初期費用

工事費用が抑えられるということは、同時に設備関係の初期費用も抑えられるということ。主装置を設置する必要はなく、クラウド対応の電話機は1台数万円から10万円程度。それもスマホ端末などで代用すれば電話機は不要です。

最近はスマホ普及率も上がり、大抵の社員は1台ないし2台のスマホ端末を所持しています。クラウドPBXではアプリをインストールするだけで使えるものもあり、社員のスマホをそのまま代用することが。設備投資もそれほどかからないのです。

7.クラウドPBXのセキュリティ対策

条件さえ揃っていれば、クラウドPBXは数万円から、申し込みから3日ほどで導入できます。しかし、簡単に導入できるクラウドPBXですが、先述したように「サイバー攻撃」のリスクが。そこで、セキュリティ対策についてご紹介しましょう。

クラウドサービスは狙われやすい

クラウドPBXを始め、「クラウドサービス」はサイバー攻撃の表的にされやすいと言えます。クラウドサービスとはインターネット環境を経由して、データやサービスのやり取りをするもの。電子メールやアプリケーション、管理システムなども含まれます。

クラウドサービスの多くは顧客情報を始めとした機密情報を取り扱います。特に、クラウドPBXはビジネス向けなだけに、より重要な情報が集まりやすいもの。悪意ある第三者にとって、サイバー攻撃を仕掛けるメリットのある標的なのです。

セキュリティ対策の3つの対策

サイバー攻撃からクラウドPBXを、守るためのセキュリティ対策は主に3つ。

信頼できるサービスの選定

クラウドPBXのセキュリティ対策でもっとも大切なのが、「信頼できるサービス」を選ぶこと。クラウドPBXを管理しているのは、遠く離れた提供会社です。いくら自社で対策を講じても、提供会社側が不十分ではサイバー攻撃の被害に遭います。

セキュリティ知識の周知

自社でできるセキュリティ対策として、欠かせないのが社員に対する「セキュリティ知識の周知」です。近年、サイバー攻撃の被害が広がってきているにも関わらず、どこか他人事な方が多いもの。講習会などで再認識することは大切です。

外内部に対しての対策

セキュリティ知識を周知すると同時に、ファイアーウォールやウイルス対策ソフトなど「外部からの攻撃」の対策を。同時に、万が一被害に遭ったときにどう対処するのか「内部でできる初動」のリスト化など、外内部に対する対策もしましょう。

8.クラウドPBXを選ぶポイント

クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

セキュリティ対策にもあったように、クラウドPBXは「信頼できるサービス」を選ぶことがとても重要です。いくらクラウドPBXが素晴らしいシステムでも、サービスが不十分では残念なことに。では、クラウドPBXを選ぶポイントを見ていきましょう。

日本語対応のサービスか?

クラウドPBXを選ぶポイントとしては、「日本語対応」のサービスかどうか。

クラウドPBXの多くは海外に開発会社があり、英語対応であることがほとんど。また、提供会社が国内でも、海外のサービスをただ提供しているだけで細かな対応ができないこともあります。万が一を考えるなら日本語対応は必須です。

サーバーの設置場所はどこか?

「サーバーの設置場所」についても、クラウドPBXを選ぶのなら重要です。

というのも、開発会社と提供会社、さらにサーバーの設置場所が同じ国とは限らないため。例えば、開発会社はアメリカに、提供会社は日本に、サーバーはエチオピアにあるかも。特に、サーバーは管理費の安い国に設置されがちです。

サーバーが海外に設置されているとして、その国の環境によっては突然停止させられることも。当然、サーバーが停止すればクラウドPBXのサービスも使えません。サーバーの設置場所は少なくとも先進国、できれば国内だと安心です。

必要な機能は使えるのか?

クラウドPBXを選ぶポイントとしては、「必要な機能がある」ことも確認するべき。

クラウドPBXのほとんどは、従来のビジネスフォンやPBXにある基本機能が同様に使えます。しかし、あくまで開発会社が独自に開発したクラウドサービス。使えない機能、必要のない機能のあることも珍しくないので注意しておきましょう。

料金設定に納得できるか?

「料金設定に納得できる」ことも、クラウドPBXを選ぶ上ではとても大切です。

現状、クラウドPBXは国内生産が少なく、海外生産が主流です。中には、「これってどうなってるの?」と料金設定が不明確なサービスも。一見するとお得なサービスでも、追加プランがかさむことで高額になったのでは残念と言えます。

通話音質はしっかりしてるか?

クラウドPBXを選ぶのに、特に注目したいのが「通話音質」です。

インターネット環境に依存しているだけに、従来のビジネスフォン(電話回線)と比べて通話音質は低くなりがち。回線が圧迫されるとさらに乱れやすくなります。契約する前には、ネット上の口コミなどで実際の使用感を調査するべきです。

9.クラウドPBXの提供会社

日本語対応かどうか、通話音質がしっかりしているかどうかなど、クラウドPBXのサービスを選ぶ上でどれも重要なポイントです。ただ、実際に選ぶとなると様々なサービスがあり迷ってしまいます。そこで、おすすめサービス5選をまとめてみました。

TramPBX Cloud Powered by Avaya

全世界を対象に、クラウドPBX関係の電話通信システムでトップクラスのサービスです。特に、稼働率99.95%を誇るプラットフォーム「AWS(Amazon Web Service)」を採用。安定した通信環境により、安心して導入できるでしょう。

TramPBX Cloud Powered by Avaya

BIZTEL コールセンター

国内の提供会社で日本語対応も万全。すでに1,000社以上の事業者が導入していることからも、実績としては十分なサービスです。また、スムーズかつ柔軟な対応に定評があり、コールセンター規模でも「最短5日」で構築できます。

BIZTEL コールセンター

Cloco(クロコ)

クラウドPBXの強みとも言える顧客ごとの情報を細かく管理できる「顧客情報管理」が標準搭載。さらにオペレーターの稼働状況、発着信履歴などを確認できる「リアルタイムレポート」も。効率的な電話窓口の構築に便利なサービスです。

Cloco(クロコ)

Dialpad

「リモートワーク」を想定し、どこでも誰でも安定した通信環境を確保できるよう設計されたサービスです。ユーザビリティを意識したデザインにより誰でも操作しやすく、電話とメッセージが集約されているのでこれ1つでビジネスが成り立ちます。

Dialpad

モバビジ

驚くほどトータルコストを抑えられるサービスです。初期費用無料に移転・保守費無料はもちろん、月額料金も「1台350円から」と格安設定に。スマホやタブレットなどモバイル端末に特化したサービスですが、IP電話機にも対応しています。

モバビジ

10.まとめ

クラウドPBXとは?メリット・デメリットとセキュリティ対策

今回は、クラウドPBXとは何か?メリット・デメリットとセキュリティ対策についてまとめてみました。クラウドPBXとは従来のPBX(構内交換機)をクラウド上に移行したもの。インターネット環境さえあればほぼ工事不要で導入できます。

初期費用を抑え、「場所」や「端末」もほぼ制限されないクラウドPBXですがいくつかのデメリットも。例えば、インターネット環境に依存するだけに、ネット回線が途切れると使えません。「サイバー攻撃」のリスクも考えておく必要があります。

ただし、様々なサービスのクラウド化が進む現在において、クラウドPBXがビジネスフォンの新たな形として主流となるのは確かなはずです。ぜひ、紹介したクラウドPBXの特徴を参考にして、電話として何を導入するのか検討してください。